Die Formel für Produktivität

In diesem Beitrag verraten wir Dir die Formel für Produktivität. Sei gespannt…
KMUs hinken in Sachen Produktivität den großen Unternehmen oftmals hinterher. Hohe Kosten und ein zunehmender Mangel an Fachkräften sind häufige Gründe dafür, aber nicht die einzigen. Eine beständige Verbesserung der Produktivität ist jedoch eine wesentliche Voraussetzung für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg. Das Thema produktives Arbeiten beschäftigt die Menschheit spätestens seit der Industriellen Revolution. Aber worin liegt der Schlüssel zur Produktivität?

Was ist Produktivität?

Überstunden und zahlreiche abgehackte Aufgaben mögen zwar Fleiß und Motivation zeigen, mit Produktivität sind sie aber nicht gleichzusetzen. Im eigentlichen Sinn beschreibt Produktivität die Erreichung konkreter Ergebnisse mit effizientem Ressourceneinsatz. Man könnte sie simpel auch als Verhältnis von Input zu Output definieren. Dieses Verhältnis spiegelt sich auch in den mannigfachen Synonymen wie Arbeitsproduktivität, Wirtschaftlichkeit, Schaffenskraft oder Rentabilität wider.

Unternehmerisches Wachstum geht meist Hand in Hand mit einer Steigerung der Produktivität. Aber wie lässt sich das messen?

Die Formel für Produktivität

Lean Produktion, KAIZEN, ROWE, Produktivitätskennzahlen, Effizienz – die Veröffentlichungen zum Thema Produktivitätssteigerung in den letzten Jahren sind so zahlreich, wie die dahinterstehenden Konzepte. Untermalt werden sie meist mit schlauen Formeln, beindruckenden Diagrammen sowie tollen Bildern und Charts.

Je nach Branche und Firmengröße wird der jeweiligen Formel für Produktivität dann noch ein individueller Rahmen und Anstrich verpasst. In diesem Beitrag zeigen wir Dir eine allgemeingültige Formel für die Produktivität Deiner Firma, unabhängig von Branche und Firmengröße. Diese lautet:

Produktivität = TUN x Richtung x Energie x Zeit / Ablenkung.

Eine einfache Rechnung

Ein Unternehmen erzielt einen Umsatz von 10 Mio. Bei einer Produktivitätssteigerung von nur 1 % bedeutet das 100.000€ mehr Gewinn.

Unser Tipp: Rechne doch einfach einmal aus, was das für Dein Unternehmen bedeutet. Das kannst Du mit dem Umsatz machen, mit den Kosten oder mit den Mitarbeiterstunden.

Grundfragen zur Produktivität

Um Potenziale zur Produktivitätssteigerung zu identifizieren, solltest Du Dir folgende drei Grundfragen stellen:

1)Welche Faktoren bringen mich nach vorne?

2) Welche Faktoren bremsen mich noch?

3) Was tue ich dagegen?

Das geht mit einer SWOT-Analyse. Dabei geht es darum, Dir einen Überblick über Stärken (strenghts), Schwächen (weaknesses), Chancen (opportunities) und Risken (threats) zu verschaffen. Für diese Überlegungen, solltest Du Dir Zeit nehmen, denn sie bilden die Basis für Ansätze zur Steigerung der Produktivität in Deinem Unternehmen.

Ins Tun kommen

Als Unternehmer kommt es auf Dich, Dein Tun und Dein Handeln an, gemäß einem
Zitat von Hermann Hesse: „Nur das Denken, das wir leben, hat einen Wert.“

Aber wie kommst Du vom Denken und Planen ins Umsetzen und Tun? Wenn Du merkst, dass Du noch sehr stark im Planen & Denken feststeckst, können Dir eine gute Tagesplanung oder Tools wie die Eisenhower Matrix, bei der Aufgaben nach „dringend“ und „wichtig“ kategorisiert werden, helfen, die richtigen Prioritäten zu setzen und die nötigen Dinge anzupacken.

Schau Dir mal Deine Ziele für das kommende Quartal an und überlege Dir, welche Tätigkeiten Dich diesen Zielen näherbringen. Darauf aufbauend kannst Du dann einen Umsetzungsplan entwickeln, den es gilt, konsequent umzusetzen. Lautet Dein Ziel beispielsweise Umsatzsteigerung, könnte eine abgeleitete Aufgabe darin bestehen, täglich fünf potenzielle Neukunden anzurufen.

Tun ist wichtiger als Perfektion

Wenn Du Dir die Frage stellst, was Dich vom Tun und Handeln abhält, lautet die Antwort vielleicht Perfektionismus. Das Angebotslayout ist hübsch, aber noch nicht perfekt? Der Businessplan ist stimmig, aber wer weiß, vielleicht solltest Du noch eine Überarbeitungsschleife einlegen?

Wenn Du zu Perfektionismus neigst, halte Dir das Pareto Prinzip vor Augen: 80 % der Ergebnisse werden mit 20 % des Gesamtaufwands erzielt, die restlichen 20 % erfordern 80 % des Aufwands und damit die meiste Zeit und Arbeit.

Ein Beispiel: Eine Kundenpräsentation mit zu 80 % perfekten Power-Point-Slides zu halten ist weit effektiver, als sie aufzuschieben. (Und vielleicht nie fertig zu werden). Hast Du Probleme mit dem „Nie fertig werden“ oder „Das ist nicht gut genug“?  Dann schau Dir einmal das GETMO Tool an. Du findest es in unserem Business Coaching Beitrag. Verabschiede Dich also von Deinem Perfektionsanspruch und handle, den die Formel für Produktivität beginnt mit dem Tun.

Eat that Frog

Nicht alle Aufgaben, die zum Erfolg führen, machen Spaß. Schiebst Du unliebsame Tätigkeiten hinaus? Wenn das der Fall ist, gibt es einen einfachen Trick. Erledige jeden Tag als erstes Deine unliebste Aufgabe.
Deren Erledigung verschafft Dir auch gleich ein Erfolgserlebnis und damit Motivation für den Rest des Tages. Eine konsequente Tagesplanung sorgt dafür, dass Du vom „Ich müsste, sollte, könnte, hätte …“ ins Tun kommst – und die Formel für Produktivität beginnt nun einmal mit dem Tun. Achte aber bei Deiner Tagesplanung auch darauf, dass Du genügend Pufferzeit für Ungeplantes und Freiräume vorsiehst.

Richtung schlägt Geschwindigkeit

Effizienz bedeutet die Dinge richtig zu tun, Effektivität hingegen die richtigen Dinge zu tun. Mit höchster Effizienz uneffektive Dinge zu tun bedeutet mit Vollgas im Kreis zu fahren – oder, noch schlimmer, auf eine Wand zu. „Effizienz über alles“ oder „Hauptsache Vollgas“ sind demnach keine geeigneten Mottos zur Produktivitätssteigerung.

Genau deswegen beinhaltet die Formel für Produktivität auch die Richtung. Überlege Dir als genau, wieviel Deiner investierten Energie Dich und Deine Firma wirklich nach vorne bringt. Dazu musst Du Deine Ziele klar und messbar formuliert haben. Und Du benötigst unbestechliche Kennzahlen, um zu überprüfen, ob Du Deinem Unternehmensziel näherkommst. Stelle Dir also bei allem was Du tust die Frage: „Trägt diese Tätigkeit zur Erreichung meiner Ziele bei?“

Ablenkung ist der Feind der Produktivität

Wenn Du die Formel für Produktivität betrachtest, siehst Du, dass Ablenkung den produktivitätssteigernden Faktoren entgegenwirkt, denn sowohl das Tun wie auch die Richtung, Energie und Zeit leiden unter ihr. Ob der Plausch mit Kollegen, E-Mails, Telefon oder ständige Rückfragen von Kollegen, die Produktivität leidet, wenn Du und Deine Mitarbeiter nicht ungestört arbeiten und sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren können.

Auch Multitasking trägt nicht zur Produktivitätssteigerung bei, denn gute Arbeit erfordert Konzentration. Mache Dir also bewusst, welche Faktoren Dich und Deine Mitarbeiter daran hindern, ungestört zu arbeiten und sich auf die Kernaufgaben, das Kerngeschäft und den Kundennutzen zu konzentrieren. Komplexe Aufgaben erfordern es manchmal auch, das Telefon abzustellen und die Tür zuzumachen.

Auf einen Business Coach setzen

Können Kunde und Kundennutzen bei uns im Fokus stehen? Was bremst mich auf dem Weg zur Zielerreichung? Welche Aufgaben sollten Priorität haben? Manchmal hilft einem bei der Beantwortung dieser Fragen eine externe Perspektive.

Ein Coach und Business Partner kann Dich dabei begleiten. Er fungiert als Sparring Partner und gibt Dir den nötigen Schubs, damit Du von der Planung gut ins Tun kommst. Ruf an – wir begleiten Dich gerne auf Deinem Weg zur Produktivitätssteigerung.

Published On: März 19, 2021 / Kategorien: Business Coaching /