Management Aufgaben

Was erwartet Dich in diesem Beitrag?

  1. Führungskräfte vs Manager. Was ist der Unterschied?
  2. Management ist erlernbar
  3. 7 Management Aufgaben für Dich

Exzellentes Management wird unterschätzt. Die meisten Manager sind Spezialisten ihres Fachs. Sie sind Konstrukteure, Ingenieure, IT Experten, Softwareentwickler. Die wenigsten sind jedoch gute Manager. Warum? Management ist ein Beruf. Und den gilt es zu lernen.

Deswegen geben wir Dir auf unserem Blog Tipps wie Management in Unternehmen sehr viel besser werden kann. Denn es gibt eine positive Nachricht:

Gutes Management kannst Du lernen.

Lass Dich von den praktischen Anregungen inspirieren. Nimm Dir schon vor dem Lesen vor, wenigstens einen Tipp konkret in Deiner Organisation umzusetzen. Um dann am Ende erfolgreicher zu werden.

Führungskräfte vs Manager

Während Führungskräfte für die Vision, neue Ideen und langfristige Ziele verantwortlich zeichnen, liegt die Umsetzung bei den Managern. Manager belächeln ihre Leader oft als Träumer, Spinner oder Luftschloss-Erbauer. Führungskräfte betrachten ihre Manager häufig als Erbsenzähler und Milestone-Wächter, als eine Art Unternehmensbeamte im höheren Dienst.

Auch wenn viele ein Steve Jobs sein wollen, der mit seiner Kreativität die Welt verändert hat: Hier breche ich eine Lanze für die Manager. Wir brauchen Spitzenmanager nötiger denn je. Ohne ihre Topleistung kein Erfolg. Wie oft habe ich das in Organisationen erlebt: Da sind Leute an der Spitze mit genialen Ideen, die allerdings nie umgesetzt werden. Warum? Weil die Manager entweder schwach sind oder in ihrer Arbeit behindert werden.

Ein Beispiel:

In der Firma stößt ein kreativer Kopf ein Softwareprojekt an. Alle sind begeistert. Aber dann ist keiner da, der die Zwischenschritte festlegt, die Milestones kontrolliert. Und andere Sachen sind schließlich auch wichtig, etwa die neue Werbekampagne oder die Ideen für den Firmenblog.

Nach vier Monaten spricht von der Software-Idee keiner mehr, nach einem halben Jahr verschwindet das Projekt in der Schublade. Damit wir uns recht verstehen: Damit hat man nicht nur eine Chance vertan – man hat auch Ressourcen an Zeit und Geld verschwendet. Eigentlich sollte sich das kein Unternehmen leisten.

Ein guter Baum bringt gute Früchte

Wenn ich eine Organisation mit einem Baum vergleiche, dann sind die Manager der Stamm. Sie geben dem Ganzen Festigkeit, lenken die Energie an die richtige Stelle. Sie stellen die Verbindungen zwischen Wurzeln und Blättern her, zwischen Führungskräften und Belegschaft. Ein guter Baum bringt gute Früchte, so steht das schon in der Bibel. Ist der Stamm krank, schwächt das den ganzen Baum.


Management Aufgabe #1: Werde ein besserer Manager

Besseres Management ist erlernbar. Das ist keine Naturbegabung, die der eine hat und der andere nicht. Damit sage ich umgekehrt nicht, dass jeder ein toller Manager werden kann. Aber viele Frauen und Männer im Management können mit einfachen Mitteln besser werden. Sehr viel besser.

Was Manager brauchen

Fragen wir zuerst, was nicht zu einem guten Management passt. Folgende Stichworte dürften sofort einleuchten: Egoismus, Verantwortungslosigkeit, Faulheit, sich treiben lassen, es laufen lassen, Unehrlichkeit.

Falls Du diese Liste für eine banale Selbstverständlichkeit hälst, lass Dir bitte den Diesel-Skandal vor Deinem inneren Auge Revue passieren. Wir sind uns einig: Das war kein gutes Management…

Was wir also brauchen, ist: Verantwortung, Fleiß, Kontrolle gepaart mit gesundem Vertrauen, Selbstdisziplin, klare Werte.

Nur wenn ich mich selber führen kann, kann ich andere führen. Falls Du im Management bist, mache Dir in einer privaten Minute doch einmal eine Liste Deiner Management Schwächen. Wo kannst Du besser werden?

Den „Flaschenhals“ entdecken

Üblicherweise werbe ich dafür, sich nicht zu lange mit Schwächen aufzuhalten und stattdessen die persönlichen Stärken zu stärken. Im Einzelfall kann es aber nützlich sein zu erkennen, wo in der eigenen Persönlichkeit der Flaschenhals zu eng ist und den Erfolgsfluss behindert.

Als Unternehmens Coach in Reutlingen ist es unsere Leidenschaft, Menschen beim Entdecken Ihrer „Blind Spots“ zu unterstützen. Mit Sicherheit können wir Dir bei der Analyse Deiner Situation helfen.  Aufzeigen, wo in Deinem Managementstil Optimierungschancen stecken.


Management Aufgabe #2: Stelle Deine Teams passend zusammen

Wir orientieren uns dabei am DISG Modell (dominant, initiativ, stetig, gewissenhaft). Widerstehen der Versuchung, Gleichgesinnte an einen Tisch zu setzen. Das entspricht zwar unserem Harmoniebedürfnis, bringt uns aber nicht weiter. Kreative Spinner und Bedenkenträger, Nach-Vorne-Prescher und Bremser – wenn die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, wird kein wesentlicher Punkt übersehen.

Wenn Ideen Realität werden

Visionäre und Manager ergänzen einander perfekt. Manager müssen es klar benennen, wenn ein Projekt nicht so läuft, wie es laufen soll. Sie müssen ihre Zahlen kennen. Nur was messbar ist, kann ich effektiv verbessern. Sie müssen nach Lösungen schauen, Strategien entwerfen, Entwicklungen vorwegnehmen, vorausschauen.


Management Aufgabe #3: Gehe auf Schatzsuche!

Eigentlich ist das Schatzsuchen ein Kindertraum: Man wandert zu einer Höhle oder rudert zu einer Insel, um dort die Kiste mit Goldmünzen und Schmuck zu finden. Und wenn man erwacht, zerplatzt der Traum vom Schatz wie eine Seifenblase.

Wie wäre es, die Schätze zu suchen, die wirklich da sind? Sie liegen verborgen – in Deiner Organisation! Ich meine natürlich nicht eine Geldkiste auf dem Dachboden oder einen Aktenkoffer voller Banknoten hinter einem Schrank in der Kantine. Nein, es geht um die Potenziale, die in Deiner Firma schlummern – und die Du bislang nur unzureichend gehoben hast.

Den Schatz heben

Um den Schatz zu heben, braucht es das ZDF. Nein, nicht den Fernsehsender, sondern Zahlen, Daten, Fakten.

Wenn ich eines in den Jahrzehnten als Führungskraft gelernt habe, dann dieses: Chefs verweisen gerne auf rationale und logische Entscheidungen, agieren aber häufig aus dem Bauch heraus. Ich formuliere es noch etwas schärfer (weil ich selbst lange zu dieser Kategorie gehört habe): Wir betrügen uns manchmal selbst, um eine Entscheidung oder einen Kurs durchzuziehen, obwohl wir ahnen, dass die Fakten dagegensprechen.

Im günstigsten Fall nennen wir das Intuition, die durchaus auch mal richtig sein kann. Häufiger ist es aber reine Selbsttäuschung. Ein Beispiel: Kennst Du die Umsatzrendite Deiner Firma? Kennst Du die Umsatzrendite Deiner Branche?


Management Aufgabe #4: Der Coach als „Sehhilfe“

Für das Schatzsuchen kann Dir eine „Sehhilfe“ von großem Nutzen sein. Das ist der Blick von außen, der die „Blind Spots“ schnell erkennt. Genau das möchten wir als Sparringspartner für Dich als Unternehmer leisten. Dabei hat sich folgendes Modell bewährt: Über einen Zeitraum von einem Monat kommen wir einmal pro Woche zu Dir zu einer Lagebesprechung.

Dem Unternehmen eine klare Richtung geben

Gemeinsam gehen wir den Zahlen, Daten und Fakten auf den Grund. Keine Sorge: Wir kommen nicht als „Controller“ zu Dir, sondern als einer, der gemeinsam mit Dir den Blick schärft. Du erkennst die eigentlichen Potenziale Deiner Organisation, welche Prioritäten Du in Deine Arbeit zum Erreichen Deiner langfristigen Ziele setzen musst. Und wie Du Deinem Unternehmen eine klare Richtung gibst. Am Ende geht es darum, dass Du zielgenau Deine Ressourcen für das einsetzen, was Du wirklich erreichen willst. Hier hat Gerald Umnig für Dich ein besonderes Angebot entwickelt. Du findest es in unserm Beitrag KVP Methode. Gehen wir gemeinsam auf Schatzsuche?

Mit einem guten Management lassen sich fast alle Ideen in die Tat umsetzen. Ohne exzellente Manager wären auch viele Ideen von Steve Jobs versickert. Hier also ein Hoch auf gute Manager – und solche, die (noch) besser werden wollen.


Management Aufgabe #5: Meeting

Meeting – vom Fluch zum Segen

Sie sind für viele der Horror in Unternehmen: Meetings. Sie halten zahllose Mitarbeiter mehrfach die Woche vom produktiven Arbeiten ab, degenerieren zum „Schaulaufen“ vor dem Chef und erzielen oft kaum nennenswerte Ergebnisse. Im Klartext: Nirgendwo wird in Firmen so viel Geld sinnlos verbrannt wie bei Meetings.

Meeting-Kultur. Später kommen, früher gehen

Kommt Dir folgendes Szenario bekannt vor? Eigentlich sollte das Meeting pünktlich starten. Die Teilnehmer hoffen vor allem eines: dass der Kaffee frisch ist und die Kekse noch nicht zu alt. Das ist auch deshalb wichtig, weil es doch immer zu spät losgeht. Einer steht im Stau, ein anderer telefoniert mit einem wichtigen Kunden, ein Dritter muss eben noch schnell das Angebot fertigschreiben.

Mit einer halben Stunde Verspätung geht’s dann doch endlich los. Die Agenda umfasst 20 Punkte – uff, wie soll das sinnvoll durchzusprechen sein?

Doch nach Punkt 3 verlassen die ersten schon wieder den Raum. Dringender Anruf … Toilette … und die Übrigen tippen auf ihren Smartphones Mails und WhatsApp-Nachrichten.

Es geht auch effektiv!

Es geht auch anders! Effektiv, diszipliniert – und vor allem erfolgreich, wenn das Prinzip der Schriftlichkeit angewandt wird. Wenn also klar ist, worüber man spricht, was beschlossen wurde und wer für die Umsetzung verantwortlich ist.

  1. Gib Deinem Meeting einen Namen.
  2. Lege einen möglichst kleinen Teilnehmerkreis fest.
  3. Wie oft soll das Meeting stattfinden? Blockiere die Termine.
  4. Begrenze die Dauer. Kürzer ist in der Regel besser.
  5. Ein Meeting im Stehen? Immer mehr Firmen gehen dazu über.
  6. Bestimme einen Protokollführer – im günstigsten Fall ist diese Person neutraler Beobachter und nimmt nicht an der Diskussion teil.
  7. Der Protokollführer fragt 2 bis 3 Tage vor dem Meeting bei den Teilnehmern ab, welche Punkte ihnen wichtig scheinen.
  8. Bei komplexen Themen lesen sich die Teilnehmer vorab in die Sachlage ein.
  9. Stelle wichtige Unterlagen vorab bereitgestellt.
  10. Definiere Standardpunkte (Protokoll vom letzten Meeting / Finanzen / Personal …).
  11. Klassifiziere die Agendapunkte: E steht für eine zu treffende Entscheidung, I nur zur Information.
  12. Versende kurz nach dem Meeting das Protokoll. Nach dem Gegencheck durch die Teilnehmer geht dann eine finale, verbindliche Version raus.
  13. Lege die Verhaltensregeln fest: Mobiltelefone sind auszuschalten, Meetings beginnen pünktlich.
  14. Bei längeren Unterredungen gibt es nach zwei Stunden eine Pause von 30 Minuten für Telefonate und E-Mails.
  15. Schick die Bremser raus!
  16. Brich das Meeting ab!

Wenn Du bislang eine sehr durchschnittliche Meetingkultur hast, dann dürfte es mit den von mir genannten Grundregeln anfangs ein bisschen schwierig werden. Disziplin ist bekanntlich nicht jedermanns Sache.

Warum ein Meeting dann nicht einmal vorzeitig beenden? Du sollten das tun, wenn die Mehrzahl der Teilnehmer erkennbar nicht vorbereitet ist, mehrere Teilnehmer zu spät kommen, einer spricht und der Rest mit Smartphone, Tablet oder Notebook beschäftigt ist.

Erfolgsturbo statt Verschwendung

Planlose Meetings sind eine Verschwendung, die Du Dir nicht leisten kannst. Effektive Meetings sind ein Erfolgsturbo. Packe das Thema schnellstmöglich an. Gerne unterstützen wir dabei.


Management Aufgabe #6: Klarheit bekommen

Treibe es auf die Spitze!

In Deinem Hinterkopf ist ein ständiges Rauschen. Warum? Weil Du als Führungskraft zig Projekte oder Teilprojekte auf dem Schirm hast. Du musst Aufgaben delegieren. Deadlines einhalten.  Milestones festlegen und am Ende termingerecht liefern.

Ich kenne das aus Jahrzehnten als Führungskraft und von meinen Kunden nur zu gut. Es ist extrem schwierig, die Übersicht zu behalten.

Die Übersicht behalten

Doch heute möchte ich Dir ein System zeigen, wie Du endlich mehr Gelassenheit und Erfolg im Berufsalltag erlebst.

Schritt #1 Schreibe eine Karte pro Projekt

Nimm kleine Kärtchen und schreibe pro Karte ein Projekt auf, an dem Du beteiligt bist oder für das Du Verantwortung trägst. Wichtig: Das können gut 40 oder 50 Kärtchen werden. Mache es auf Papier, nicht am Computer! Die Hirnforschung sagt uns, dass dieser Vorgang des Schreibens und Visualisierens unsere grauen Zellen viel besser in Bewegung bringt als das Tippen auf Tastaturen oder Wischen über Touchscreens.

Schritt #2 Zeichnen ein Dreieck

Zeichne auf ein Flipchart ein Dreieck mit der Spitze nach oben. Dieses Dreieck teilst Du durch zwei waagrechte Linien in drei Teile. Du siehst: Die Fläche des oberen Drittels ist am kleinsten, die des unteren am größten. Nun wähle aus Deiner Sammlung maximal 10 Kärtchen aus, die aus Deiner Sicht die wichtigsten sind. Lasse Dir ruhig einen Moment dafür Zeit, manchmal sind die Abwägungen gar nicht so einfach.

Schritt #3 Treibe es auf die Spitze

Du unterscheidest jetzt noch einmal Prioritäten. Die vier weniger wichtigen Projekte heftest Du ins untere Drittel unserer Dreiecks-Pyramide, die drei wichtigeren in die Mitte, die drei wichtigsten direkt unter die Spitze. Jetzt hast Du es „auf die Spitze getrieben“. Das Ergebnis ist ein klares Bild, wohin Du Deine Energie und Ihre Ressourcen verlagern musst, wenn Du mehr Erfolg haben willst.

Schnell Entscheidungen treffen

Triff möglichst schnell Entscheidungen, die Deinen allerwichtigsten Projekten zugutekommt. Damit verhinderst Du, dass Du der Aufschieberitis zum Opfer fällst oder dass Du Dich verzettelst. Du kennst sicherlich das geflügelte Wort „Aus dem Auge aus dem Kopf“. Lasse dieses Bild in Deinem Büro hängen, damit Du es immer wieder vor Augen hast.

Wiederhole diesen Vorgang jede Woche. So hast Du immer Deine wichtigsten Projekte präsent.

Die Gene bestimmen unsere Merkfähigkeit

Nun verrate ich Dir noch einen erstaunlichen Nebeneffekt dieses Pyramidensystems: Die obere und die mittlere Ebene enthalten in Summe sechs Projekte. Die sechs liegt sehr nahe bei der sieben. Und diese Zahl sieben ist sehr wichtig. Es ist die (Millersche Zahl), die besagt: Ein Mensch kann nur rund sieben Informationseinheiten in seinem Kurzzeitgedächtnis präsenthalten. Der Wert variiert bei unterschiedlichen Personen, allerdings lediglich um plusminus zwei. Der Hammer dabei ist: Das steckt in unseren Genen. Der Wert kann auch durch Training nicht gesteigert werden. Bei der richtigen Priorisierung gelingt es Dir also, die wichtigsten sieben Projekte permanent präsent zu haben – mit den 30, 50 oder 100 Kärtchen, die Du am Anfang hattest, schaffst Du das nie!


Management Aufgabe #7: Hilfe holen

In diesem Prozess kann es übrigens extrem wertvoll sein, sich einen externen Berater dazu zu holen. Der Blick von außen hilft, die wahren Prioritäten zu erkennen. Ein Coach stellt Dir Fragen, die Du übersiehst oder verdrängst. Als Spurwechsel-Assistent biete ich Dir diese Unterstützung an.

Eine glasklare Perspektive auf Deine Herausforderungen ist die unerlässliche Voraussetzung dafür, Erfolg zu genießen und dabei auch noch Gelassenheit zu erleben. Wer einen echten Überblick hat, den bringen auch neue Informationen und rasche Veränderungen nicht so schnell aus der Ruhe. Wenn Du es auf die Spitze treibst, kommst Du auch an der Spitze an.

Ein berühmtes Zitat von John D. Rockefeller

Der legendäre amerikanische Industrielle John D. Rockefeller soll einmal gesagt haben:

„Gutes Management besteht darin, durchschnittlichen Leuten zu zeigen, wie man überdurchschnittlich arbeitet.“

Aus meiner Sicht ist das Geheimnis, dieses „überdurchschnittlich“ präzise zu definieren. Das beginnt bei einer klaren Aufgabenzuweisung, geht über das Heben zuvor unbekannter Potenziale weiter und ist mit einer produktiven Meeting-Kultur noch nicht am Ende. Bei alledem müssen Führungskräfte klar im Blick behalten, was wirklich die wichtigsten Ziele und Projekte in Ihrem Unternehmen sind.

Du und ich wissen: Die Umsetzung funktioniert nicht an einem Tag. Wir können Dich aber dabei unterstützen, dass es sehr viel schneller geschieht. Aus unserer jahrzehntelangen Erfahrung als Führungskräfte können wir Dir dabei helfen, die effektivsten Tools zu finden und richtig einzusetzen. Ein Anruf oder eine Mail genügen.

Wem könnte dieser Blog weiterhelfen? Wir freuen uns, wenn Du diesen Artikel weiterleitest 😉

Sei mutig – Sei erfolgreich!

Deine Spurwechselassistenten Markus & Gerald

Gerald Umnig Berater

Mail an Gerald Umnig

Coaching Führungskräfte

Mail an Markus Buschmann