Die beste Zeit, das kommende Jahr zu planen

Warum wir unser Geschäftsmodell nicht erst unter Zeitdruck analysieren sollten

Heute gelassen Dinge tun, die in Stress ausarten würden, wenn wir sie erst morgen anpacken – diese Arbeitsmethode ist eines der Geheimnisse erfolgreichen Managements. Der Managementguru Stephen Covey nannte solche Aufgaben „wichtig, aber nicht dringend“. Bevor Du als Leser zustimmend nickst, dürfen wir Dir eine Frage stellen? Hast Du Dich schon mit Deiner Jahresplanung für das kommende Jahr befasst?

Manche werden jetzt antworten: „Ach, es ist doch noch Sommer, es sind soooo viele Monate bis zum Jahresende – warum sollte ich mich in dieser wundervollen Zeit mit grauen Zahlen beschäftigen? Dazu besteht überhaupt keine Notwendigkeit …“

Jahresplanung als wichtige Führungsaufgabe

Womit wir wieder bei Covey sind: Jahresplanung ist wichtig, aber im Sommer noch nicht dringend. Darin liegt die wundervolle Chance, ohne Zeitdruck umsichtig und viel grundlegender an das Thema heranzugehen. Denn die Jahresplanung (manche nennen es auch Budgetplanung) ist eine der wichtigsten Führungsaufgaben in einem Unternehmen überhaupt. Warum also erst damit anfangen, wenn es drängt?

Falls Du noch nie eine Jahresplanung gemacht hast, geben wir Dir gerne ein paar wichtige Tipps. Es handelt sich um einen Fragenkatalog, der klar macht, dass wir mit weitreichenden Überlegungen mehr erreichen als mit dem flüchtigen Zusammenstoppeln von ein paar Zahlen in einer Excel-Tabelle. Hierzu fällt mir ein passende Zitat ein:

Wer nicht plant, wird verplant!

14 Tipps, Fragen und Anregungen wie die Jahresplanung funktioniert:

  1. Beginne frühzeitig
  2. Erarbeite die Jahresplanung im Team
  3. Was ist Deine Vision für die Firma und das Team?
  4. Zahlen | Daten | Fakten | (ZDF) sind die Grundlage für Planung
  5. Sei bei der ZDF Analyse ehrlich zur Dir selbst
  6. Erstelle eine SWOT Analyse
  7. Stimmt Dein Portfolio noch?
  8. Wie kannst Du Mitarbeiter fördern und weiterbilden?
  9. Deine Kernfrage beantworten: Wie kannst Du die Preise erhöhen?
  10. Wo kannst Du Kosten senken?
  11. Ist Dein Marketing noch zeitgemäß?
  12. Macht eine Kooperation Sinn?
  13. Welche Finanzierungsmöglichkeiten gibt es?
  14. Kann ein Assistenzsystem Deine Jahresplanung unterstützen?

Im Team arbeiten

Noch eine wichtige Vorbemerkung: Jahresplanung ist Teamsache. Zaubere bitte nicht als einsamer Wolf irgendwann in einem Meeting ein Zahlenblatt hervor, sondern beteilige Deine Mitarbeiter an der Planung. Du wirst von ihrer Kompetenz profitieren – und sie fühlen sich gewertschätzt. Am Ende ist es dann nicht DEIN Plan, sondern EUER Plan.

Am Anfang stehen Grundsatzfragen. Was ist unsere Vision für die Firma und das Team? Warum gibt es uns? Was ist unser Alleinstellungsmerkmal? Wie können wir unser Unternehmensprofil schärfen? Antworten auf diese Fragen werden auch Antworten geben, wo wir im neuen Jahr finanziell Schwerpunkte setzen wollen.

Chancen und Risiken analysieren

Natürlich brauchen wir als Grundlage ZDF – Zahlen, Daten, Fakten. Wo stehen wir mit Umsatz und Rendite heute? Und welche Ziele setzen wir uns fürs kommende Jahr? Vermutlich willst Du wachsen – aber um wie viel Prozent genau? Vielleicht würde es Dir auch genügen, bei gleichbleibendem Umsatz eine höhere Rendite zu erzielen. Darüber solltest Du nachdenken.

Und weiter geht’s: Ist die Struktur Deines Unternehmens überhaupt noch zeitgemäß für das, was Ihr als Firma erreichen wollt? Habt Ihr die Ressourcen, Wachstum zu managen. Hier hat sich die SWOT-Analyse als hilfreiches Instrument erwiesen. Mit dieser Methode erkennt man eigene Stärken und Schwächen klarer und sieht zudem Chancen und Risiken der aktuellen Wirtschaftssituation genauer.

Mitarbeiter fordern und fördern

Das Wohl und Wehe einer Organisation steht und fällt mit der Qualität ihrer Mitarbeiter. Was ist dabei fürs kommende Jahr zu beachten? Brauchen wir neue Leute? Welche Qualitäten müssen diese Mitarbeiter mitbringen? Sollten wir auch darin investieren, ein attraktiverer Arbeitgeber zu werden? Welche Weiterbildungen benötigen unsere Leute? Wie können wir besser kommunizieren, wie den Teamspirit verbessern (vielleicht braucht es im neuen Jahr mal einen ganz besonderen Firmenausflug, der Wertschätzung signalisiert – auch das gehört in den Plan!)?

Die Finanzplanung ist des Weiteren ein geeigneter Anlass, die Kundensituation nüchtern zu durchleuchten. Passen die aktuellen Kunden zu meinem Business? Mit welchen Kunden mache ich im neuen Jahr voraussichtlich die entscheidenden Umsätze? Sollten wir uns von Kunden trennen, die unterm Strich einfach zu teuer für uns sind – die also nur Umsatz, aber praktisch keine Rendite bewirken?

Kunden und Kosten

Wie sieht unsere Beziehung zu den Kunden überhaupt aus? Kennen wir ihre Sorgen und Nöte? Sind wir in regelmäßigem Kontakt, etwa durch Marketingmaßnahmen oder Social Media? Auch hier kann es Investitionsbedarf geben.

Wenn wir die Ausgabenseite betrachten, müssen wir selbstverständlich auch schauen, wo sich Kosten reduzieren lassen. Gibt es dazu bereits eine sinnvolle Analyse? Wo geben wir unnötig viel Geld aus? Bieten die neuen digitalen Möglichkeiten Gelegenheit, Ausgaben zu senken? Bekanntlich ist kein Betrag leichter verdient als der, den man erst gar nicht ausgegeben hat. Dazu kommt die Prüfung, ob ich den richtigen Steuerberater habe, der mich frühzeitig auf Gefahren und Risiken hinweist.

Über das Bestehende hinausdenken

Und dann natürlich die Frage nach einer Veränderung der Firmenausrichtung. Sollten wir eine neue Branche erobern? Welche Ressourcen benötigen wir dazu? Könnte es sinnvoll sein, mit anderen Marktteilnehmern zu kooperieren? Wer könnte uns unterstützen, und für wen könnten wir Mehrwert schaffen?

Bei Investitionen gilt es auch immer zu schauen, welche Finanzierungsmöglichkeiten mir derzeit zur Verfügung stehen. Neue Kredite sind in Niedrigzinszeiten verlockend und können eine echte Option sein, solange man sich „gesund“ verschuldet und die Rückzahlung realistisch bleibt. Auf der Ertragsseite müssen wir selbstredend ebenfalls Entscheidungen treffen. Dazu gehört jährlich neu die Überlegung: Wie können wir die Preise um x Prozent erhöhen, ohne dass uns in gefährlicher Weise Kunden abspringen?

Jahresplanung mit einem Assistenzsystem

Du siehst: Eine kluge Jahresplanung berührt sehr, sehr viele Fragen. Und jetzt verstehst Du auch besser, warum wir dafür werben, dieses Thema Monate im Voraus anzupacken. Wer den richtigen Spurwechsel einschlagen will, braucht eine weitreichende Übersicht und nicht nur ein flüchtiges Hinschauen. Eine zusätzliche Hilfe ist der Blick von außen, der Dich von Deinen „Blind Spots“ befreit und Deine Analyse wesentlich verbessert. Genau dafür gibt es uns „Spurwechselassistenten“, denn wir haben viel Erfahrung und nützliche Tools, die Dir bei Deiner Jahresplanung helfen. Für Deine Jahresplanung haben wir einen speziellen Workshop entwickelt. Am Ende des Workshops hast Du einen Masterplan als Grundlage für das kommende Geschäftsjahr.

Ist dieser Schritt heute dringend? Nein, ist er nicht, es sind noch Monate bis zum Jahreswechsel. Aber er ist wichtig. Und es ist besser, wichtige Probleme zu lösen, bevor sie dringend werden und unter Zeitdruck nur noch mehr schlecht als recht gemanagt werden können.

Dir mehr Erfolg! wünscht Dein Spurwechsel-Assistent Markus Buschmann